Getting Things Done – il Metodo GTD per liberare la mente

Getting Things Done è stato sviluppato da David Allen e la migliore definizione di cosa sia il GTD la dà lui stesso. Io mi limito brevemente a definirla come una metodologia per gestire le attività che una persona deve svolgere, che ha l’obbiettivo di massimizzare la produttività e ridurre lo stress.
Uno dei cardini del GTD è che per essere produttivi e creativi al massimo, bisogna avere la mente limpida e sgombra, perciò è necessario spostare tutte le cose di cui ci dobbiamo ricordare fuori dalla nostra mente, per inserirle in un sistema (cartaceo o software, a nostra scelta) per noi di rapida e facile consultazione. Il principio del metodo consiste quindi nel «liberare la mente dal lavoro di ricordare ogni cosa che deve essere fatta» e, quindi, concentrarsi pienamente sull’«eseguire questi compiti».

Diversamente da altri esperti di gestione del tempo, David Allen non pone la sua attenzione sulle priorità dei compiti, ma raccomanda di creare e gestire delle liste di compiti e azioni precise. Questo è necessario perché il nostro “sistema di promemoria” mentale è piuttosto inefficiente e raramente ci ricorda che cosa dobbiamo fare, nel momento e nel luogo giusto, in cui dobbiamo farlo.
Allen asserisce che molti dei blocchi che noi generalmente incontriamo nel portare a termine certe attività sono causati da un insufficiente piano front-end (ad esempio per ogni progetto si deve chiarire cosa si vuole ottenere e quali sono le specifiche azioni necessarie ad ottenerlo). È molto pratico rimuovere tutti gli input inutili e concentrarsi solo su quelli necessari, per poi impostare in anticipo una serie di azioni che è possibile portare avanti in un secondo momento, senza ulteriori pianificazioni.

 

Principi
Si è osservato, con un ribaltamento di prospettiva, che in realtà lo scopo finale del metodo è quello di avere la mente libera e rilassata, non quello di essere organizzato. L’organizzazione è un male necessario per sgombrare la propria mente dagli assili e dalle pressioni quotidiane.
I modi con cui Allen suggerisce di organizzarsi sono i seguenti:
– Sviluppare un “sistema fidato” a tenuta stagna – tutte le azioni devono essere registrate e gestite in qualche modo
(ad esempio un blocco note, un sistema informatico, come Microsoft Outlook)
– Raggruppare le azioni da fare – Allen suggerisce di categorizzare non per progetti ma per luoghi dove queste
azioni vanno compiute (ad esempio al computer, al supermercato, a casa, in vacanza.)
– Non fare distinzioni fra lavoro e compiti privati – per la nostra mente questa distinzione è inutile e complicherebbe
il sistema di lavoro
– Seguire la regola dei 2 minuti – se un’azione può essere fatta in meno di due minuti va fatta subito
– Processare tutti gli input – organizzare uno, o pochissimi, punti in cui lettere, files, oggetti, vengano raccolti e
analizzati in seguito
– Fare una revisione settimanale – rivedere le priorità delle attività private e lavorative della settimana passata e
pianificare quelle della settimana seguente.

 

Come funziona

Il metodo consiste in prima battuta nel raccogliere tutte le cose (email, telefonate, commissioni, letture, fax etc) in un “ingresso” (inbox), di prenderle in mano chiedendosi se e cosa dobbiamo farne:

  1. se NON presuppone un’azione si prospettano subito 3 possibilità:
    1. si può cestinare
    2. lo archiviamo per futura consultazione
    3. un’azione è prematura, la lasciamo in incubazione all’interno di un’apposita lista (Sometimes/maybe)
  2. se PRESUPPONE un’azione, bisogna distinguere se:
    1. è composta da più di una azione, allora viene creato un apposito progetto
    2. è composta da un’unica azione:
      1. bastano MENO di 2 minuti per eseguirla: FALLA !
      2. servono PIU’ di 2 minuti:
        1. delega a qualcun altro e inseriscila nella lista dei feedback (Waiting for)
        2. “spostala” temporalmente inserendola nella lista delle prossime cose da fare (Next steps) oppure inseriscila in agenda se è assolutamente necessario che venga eseguita in un preciso momento

Nessuna azione deve ritornare nell’Inbox, soltanto in questo modo possiamo essere sicuri che tutto venga processato e che dobbiamo decidere un’unica volta cosa sia da fare con quella cosa. L’avere già deciso cosa sia da fare e quindi essere già pronti all’azione quando si prenderà in mano quella cosa, allevia di molto lo stress, perchè non è necessario prendere un’altra volta una decisione sul da farsi. In questo modo il tutto si riduce a gestire in modo sistematico una serie di liste (todo list) e un’agenda, che ci aiutano a ricordare, secondo il contesto e il momento, quale siano le azioni da intraprendere.

Un aspetto che David Allen sottolinea con enfasi è, che il GTD dà alcune regole di base, ma che il sistema uno lo debba creare da sè ed adattarlo alle proprie esigenze, poichè ognuno ha compiti unici da svolgere e ciò che può risultare efficace per Tizio non è detto che risulti efficace anche per Caio. Un esempio semplice e veloce è la scelta di come gestire le famose liste: c’è chi preferisce il formato elettronico, mentre molti altri non rinuncerebbero mai alla carta. E chi, come me, preferisce un sistema ibrido (di cui vi parlerò in un prossimo post).

Se il GTD ti ha incuriosito e sei interessato ad implementarlo, puoi contattarmi e ti spiegherò come posso aiutarti.

 

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