PRODUTTIVITA’ : COME AUMENTARLA SENZA LAVORARE DI PIU’

Per molto tempo ho misurato la mia produttività sulla base della quantità di cose portate a termine. Se avevo risposto almeno a 10 email, scritto 3 articoli, emesso 10 fatture, partecipato a 2 riunioni, la mia era stata una buona giornata. Se invece avevo trascorso la maggior parte del mio tempo facendo ricerche e scrivendo un solo articolo, oppure rielaborando il brainstorming del giorno prima e buttando giù le basi per un nuovo progetto, beh no, chiudevo la porta del mio ufficio casalingo sentendomi decisamente in colpa, mentre mi avviavo verso la cucina per preparare la cena. In questo caso, spesso me ne tornavo alla scrivania dopo aver cenato, per portare a termine un paio di extra-task e sentirmi in pace con la mia coscienza.

E poi, un giorno mi sono resa conto che stavo approcciando la mia TO-DO LIST nel modo sbagliato: stavo dando importanza alla quantità di task spuntati alla fine della giornata, non alla vera qualità del lavoro svolto. Ovviamente, ho subito accusato i miei condizionamenti derivanti da 11 anni in una multinazionale giapponese, la colpa non era certo mia!!

Da quando ho realizzando che distaccandomi dalla mia convinzione che “quantità” fosse sinonimo di produttività le mie giornate e il mio lavoro hanno acquisito una nuova serenità. E credetemi, non c’è nulla di meglio che chiudere quella benedetta porta sentendomi soddisfatta di quanto portato a termine!

Il detto “Quality over quantity” è assolutamente sacrosanto, e capirlo ha rivoluzionato il mio approccio alla giornata lavorativa.

Come mi sono ri-organizzata? Presto detto.

Le ultime ore del venerdì pomeriggio sono dedicate alla pianificazione della settimana successiva. Verifico cosa ho portato a termine nella settimana che si sta concludendo, riporto in agenda i task non completati, aggiungendoli ai task “di routine” e a quanto già definito precedentemente, e poi li “aggiusto” per avere un piano di lavoro equilibrato, omogeneo, che mi consenta, auspicabilmente, di lavorare nel modo più efficiente possibile.

Per esempio, se il martedì decido di scrivere un articolo che prevede parecchia ricerca, organizzo il lunedì in modo preventivo: piccoli progetti che richiedono poco tempo, contabilità, telefonate ai prospect, rispondere alle email non urgenti, in modo da non avere nulla di prevedibilmente urgente il martedì. E alla fine della settimana, riguardando l’agenda, sarò felice di pensare: “lunedì è stata una giornata produttiva perché ho smaltito il lavoro in vista di martedì, e martedì è stata una giornata altrettanto produttiva perché ho potuto cercare con calma e senza distrazione tutti i dati che mi servivano per scrivere quel fantastico articolo che pubblicherò sul blog la settimana prossima”. Mica male la tattica per aumentare il senso di auto-efficacia, oltre che la produttività!

Tutto qui, statere pensando?

Si, è solo un piccolo cambio di mentalità, ma vi assicuro che fa moltissima differenza per me quando chiudo la porta del mio ufficio la sera. E non mi sento affatto in colpa quando collasso sul divano davanti alla tv, o mi addormento a letto leggendo, perché so che anche domani, dopodomani e i giorni a seguire saranno tutti giorni altrettanto produttivi, esattamente come oggi.

Quindi, come potete fare per adottare questo nuovo tipo di mentalità? Vi suggerisco di farvi queste 3 domande prima di lasciare il vostro ufficio, ogni sera:

  1. Ho reso la mia vita più semplice per domani?
  2. Ho fatto tutto quello che mi ero prefissata / mi hanno richiesto i miei clienti?
  3. Sono orgogliosa del mio lavoro di oggi?

Se avete risposto SI a tutte e tre le domande, non avete nulla di cui preoccuparvi: siete già a un ottimo punto.

Se invece avete qualche NO, congratulatevi comunque con voi stessi: siete arrivati alla fine di questo articolo, quindi avete voglia di migliorarvi. Fate un passo indietro, chiedetevi se questi NO sono ricorrenti o se sono risposte occasionali. Siamo tutti esseri umani, il che implica che a volte può succedere di non riuscire a fare tutto quello che deve essere fatto, o di non essere orgogliosi del nostro lavoro. Ma finché terminerete la maggior parte delle vostre giornate annuendo entusiasticamente alle 3 domande qua sopra, beh, shake hands, siete sulla strada giusta!

Qualcuno di voi ha dei suggerimenti per rendere ancora più produttive le nostre giornate lavorative?

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